Het verder professionaliseren van het systeem van auditing (toezien op de doelmatigheid, kwaliteit, doeltreffendheid en rechtmatigheid van beleid en bedrijfsvoering) is een continu proces om in de pas te blijven met de toenemende eisen en behoeftes op dit terrein. Het gaat daarbij om de samenhang op het terrein van administratieve organisatie en interne controle, de bevindingen van de accountant vanuit zijn controle, het (laten) uitvoeren van audits, artikel 213a onderzoeken en risicomanagement met bijbehorend (jaarlijks op te stellen) auditplan. Maar ook de afstemming met onderzoek dat plaatsvindt door de rekenkamercommissie.
Rechtmatigheidsverantwoording
Belangrijk speerpunt is de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf het boekjaar 2023 leggen wij als college zelf verantwoording af over de (financiële) rechtmatigheid van de, in de jaarrekening verantwoorde, baten en lasten en de balansmutaties. Dit betekent dat wij vaststellen dat deze conform wet- en regelgeving zijn. Wij doen dat volgens het wettelijk voorgeschreven model in de jaarrekening, welke voor het eerst opgenomen gaat worden in de Programmarekening 2023. In deze verantwoording geven wij aan of er rechtmatigheidsfouten en rechtsmatigheidsonduidelijkheden zijn opgetreden en de totaalbedragen hiervan en een toelichting hierop. Onze accountant moet vervolgens vaststellen of onze rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
In de uitvoering van de werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt een rapportagegrens van € 250.000 en een verantwoordingsgrens van 1% (van de jaarlijkse omzet) gehanteerd. Deze grenzen zijn voor 2023 afgestemd met de Auditcommissie en de Raadswerkgroep Begroting en Verantwoording. Deze grenzen worden opgenomen in de aangepaste financiële beheersverordening (ex. art 212 Gemeentewet), die in 2023 ter vaststelling wordt aangeboden aan uw raad.
Landelijk wordt er nog overlegd over een aanpassing van de toleranties die externe accountants gebruiken voor hun controle op de getrouwheid van de jaarrekening. Het lijkt er op dat de toleranties voor fouten (1%) en onzekerheden (3%) worden aangepast naar één tolerantie voor beiden (2%). Als dit werkelijkheid wordt (verwachting 2024), zullen wij voorstellen de tolerantie in de financiële beheersverordening voor de rechtmatigheid aan te passen naar 2% (in lijn met externe accountant).
Voorgeschreven is dat onze rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmarekening. Hierin nemen wij de bevindingen op die boven de rapportagegrens uitkomen. Per bevinding wordt de omvang en de oorzaak aangegeven. Aanvullend wordt opgenomen op welke wijze wij opvolging geven aan de bevinding.
De rechtmatigheidscontrole wordt verspreid over het jaar uitgevoerd. Derhalve bestaat de mogelijkheid om tussentijds te rapporteren over eventuele rechtmatigheidsbevindingen. Wij zijn op dit moment de mogelijke rapportagevormen (breder dan enkel rechtmatigheid) aan het uitwerken met als doel dat er in 2024 halfjaarlijks gerapporteerd wordt over (onder andere) de rechtmatigheid.
Doelmatigheidsonderzoeken
Het aantal eigen onderzoeken zal gezien de beschikbare middelen vooralsnog beperkt zijn.
In 2024 zullen wij ook de Netwerkmonitor actualiseren. Hierin worden de risico’s van al onze netwerkrelaties in kaart gebracht en geeft een beeld van de relaties die belangrijk zijn voor realisatie van onze beleidsdoelstellingen én risicovol zijn en dus aandacht vragen.
Preventie van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik
Voor fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik worden onderstaande definities gehanteerd:
- Fraude omvat een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen.
- Misbruik omvat het opzettelijk, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Bij misbruik is er geen sprake van samenwerking van derden met interne werknemers.
- Oneigenlijk gebruik omvat het verkrijgen van overheidsbijdrage of het betalen van een te laag bedrag aan heffingen door het aangaan van rechtshandelingen in overeenstemming met de bewoording van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.
Het onderkennen en beheersen van frauderisico’s is een continu proces. Eind 2023 wordt er een fraudeprotocol opgesteld waarin het onderkennen, de beheersing en de opvolging van fraude wordt geformaliseerd. In 2024 gaan wij aan de hand van dit fraudeprotocol de frauderisico’s actualiseren en beoordelen of de opvolging van de betreffende risico’s nog afdoende is.
Ook hebben wij eind 2023 een geactualiseerde Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik gereed. In deze nota worden onder andere het beleid ter voorkoming, de inrichting van beheersmaatregelen en de risicogebieden van de gemeente Ede in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen. In 2024 worden vervolgens interne controles uitgevoerd aan de hand van deze geactualiseerde nota.